Período de prueba: por qué debes fichar desde el día 1
La incorporación de un nuevo empleado lleva consigo una larga lista de trámites: alta en la Seguridad Social, firma del contrato, entrega de EPIs si procede... El fichaje, sin embargo, suele quedar en un segundo plano, especialmente cuando el trabajador está en período de prueba.
«Está de prueba, si no funciona se va». Con esa lógica, muchas empresas posponen o directamente omiten el registro horario durante las primeras semanas. Es un error que puede salir muy caro.
El período de prueba no suspende ninguna obligación legal
El artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores regula el período de prueba como una fase del contrato, no como una situación precontractual. Desde el mismo momento en que el trabajador empieza a prestar servicios, el contrato está en vigor —aunque pueda extinguirse libremente por ambas partes— y con él, todas las obligaciones del empleador.
Eso incluye el registro de jornada, regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores desde mayo de 2019. La norma no distingue entre trabajadores en período de prueba, indefinidos o temporales: la obligación es universal.
Lo mismo ocurre con las cotizaciones a la Seguridad Social, el pago del salario pactado y los derechos de descanso. El período de prueba no es una zona franca: es el inicio del contrato.
El riesgo real: el empleado que «no funcionó» puede reclamar meses después
Imagina este escenario: contratas a un empleado con un período de prueba de dos meses. Al cabo de seis semanas decides no continuar. Él acepta la decisión en el momento, pero tres meses después presenta una demanda reclamando horas extra no abonadas.
¿Cuántas horas trabajó? ¿Hubo días de más de ocho horas? ¿Entró siempre a la hora pactada?
Si no tienes el registro de jornada de esas seis semanas, no puedes demostrar nada. El trabajador puede presentar sus propias estimaciones y el juzgado tenderá a darle credibilidad en ausencia de datos del empleador. El Tribunal Supremo ha consolidado esta doctrina: la carga de la prueba recae sobre la empresa.
El coste de una condena por horas extra no prescritas puede superar con creces el ahorro que supuso no activar el sistema de fichaje.
La Inspección de Trabajo no pregunta si estás de prueba
Cuando un inspector de Trabajo solicita los registros horarios de los últimos cuatro años, exigirá los de todos los trabajadores que hayan prestado servicios en ese período: también los que no superaron la prueba, los que firmaron un contrato de tres meses o los que cubrieron una baja.
La ausencia de registros para cualquiera de ellos puede derivar en una sanción por infracción grave, con multas de entre 751 € y 7.500 € por trabajador afectado, según el artículo 7.5 de la LISOS.
Cómo organizar el fichaje desde el primer día
La buena noticia es que con un sistema digital el alta de un nuevo empleado lleva menos de dos minutos. No hace falta instalar nada en su puesto ni esperar a que RRHH le asigne un terminal físico.
Con ATR Presencia, el nuevo trabajador puede fichar desde el primer día mediante:
- La app móvil (iOS o Android), disponible en cuanto el administrador le da de alta. Si el empleado trabaja en campo o en remoto, el fichaje queda registrado con ubicación GPS.
- Un código PIN en un terminal web desde cualquier dispositivo, sin necesidad de descargar nada.
- Un lector RFID si la empresa ya tiene la infraestructura instalada en sus instalaciones.
El registro queda disponible en tiempo real para RRHH desde el panel de control, y si hay alguna incidencia —entrada no registrada, olvido de salida— se puede gestionar desde la propia plataforma sin formularios en papel.
Puedes ver el detalle de todas estas opciones en la página de funcionalidades de ATR Presencia.
El período de prueba como oportunidad para implantar buenos hábitos
Más allá del cumplimiento legal, el período de prueba es el mejor momento para que el nuevo empleado interiorice la cultura de registro horario de la empresa. Si desde el primer día fichar forma parte de la rutina, no habrá resistencias posteriores.
Las empresas que implantan el fichaje digital correctamente desde el onboarding tienen tasas de cumplimiento mucho más altas que las que intentan implantarlo meses después, cuando algunos empleados ya llevan tiempo sin registrar su jornada.
El caso especial de los contratos a tiempo parcial
El registro horario en contratos a tiempo parcial tiene requisitos adicionales: el artículo 12.4 h) del Estatuto de los Trabajadores exige que los registros reflejen tanto las horas ordinarias como las complementarias realizadas. Esto es especialmente relevante en período de prueba de contratos parciales, ya que la empresa necesita demostrar que no se han superado los límites pactados.
En este caso, el sistema de fichaje debe ser capaz de distinguir automáticamente entre horas ordinarias y complementarias, y de generar informes diferenciados. Un registro manual o en papel hace esta tarea prácticamente inviable.
Lista de comprobación: qué necesitas tener listo desde el día 1
Antes de que el empleado empiece, asegúrate de tener:
- Alta previa en la Seguridad Social (obligatoria antes del inicio de la actividad)
- Contrato firmado o en proceso de firma electrónica
- Acceso al sistema de fichaje configurado: usuario creado, PIN asignado o app descargada
- Calendario laboral asignado: horario, turnos y festivos que aplican desde el primer día
- Comunicación al empleado de cómo y cuándo debe fichar, y qué ocurre si olvida registrar una entrada o salida
Este último punto es importante: la empresa tiene la obligación de garantizar el registro, pero también de informar al trabajador sobre el procedimiento. La Inspección de Trabajo valora positivamente que existan protocolos internos documentados.
Conclusión
El período de prueba no es una excepción al registro de jornada: es el inicio del contrato y, por tanto, el inicio de la obligación. No fichar desde el primer día expone a la empresa a sanciones administrativas, a reclamaciones por horas extra y a una posición muy débil ante un eventual conflicto judicial.
La solución es simple: un sistema de fichaje digital bien configurado hace que el alta de un nuevo empleado sea inmediata y sin fricciones, tanto si trabaja en la oficina como en remoto o en campo.
Si quieres ver cómo ATR Presencia facilita el fichaje desde el primer día de cada incorporación, puedes calcular tu tarifa sin compromiso o contactar con nuestro equipo para una demostración personalizada.