Qué revisa la Inspección de Trabajo en el fichaje digital (y qué errores sancionan)
Muchas empresas tienen implantado un sistema de registro de jornada, pero pocos saben exactamente qué buscan los inspectores cuando llegan. Un control rutinario puede convertirse en sanción si el sistema falla en puntos que parecen menores. Esta guía detalla los criterios reales que aplica la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) al revisar el registro horario digital.
1. El origen legal: qué exige el artículo 34.9 del ET
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde mayo de 2019, obliga a todas las empresas —sin importar su tamaño— a disponer de un registro diario de la jornada que incluya el horario concreto de inicio y fin de cada trabajador. El registro debe estar organizado y conservarse durante cuatro años, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la propia Inspección.
La norma no especifica el soporte, pero el proyecto de Real Decreto en tramitación prevé que el registro sea exclusivamente digital y accesible telemáticamente por la ITSS. Anticiparse a ese cambio reduce el riesgo de sanciones futuras.
2. Los cinco puntos que revisan los inspectores
2.1 Existencia y acceso inmediato al registro
El primer filtro es el más básico: ¿existe el registro y puede mostrarse en el momento de la visita? Los inspectores piden acceso inmediato. Un sistema caído, un fichero en la nube al que solo accede el responsable de IT o un Excel que "está en otro servidor" generan desconfianza y pueden derivar en una actuación más profunda.
Qué valora el inspector: que cualquier persona autorizada (RRHH, gerente) pueda exportar el registro de un trabajador en minutos.
2.2 Completitud: todos los trabajadores, todos los días
El registro debe cubrir a la totalidad de la plantilla, incluidos:
- Trabajadores a tiempo parcial
- Fijos-discontinuos durante los periodos activos
- Trabajadores en teletrabajo
- Personal de ETT (la empresa usuaria debe poder demostrarlo)
Error frecuente: registrar solo a los trabajadores en oficina y olvidar a los comerciales desplazados o al personal de limpieza subcontratado.
2.3 Concordancia con contratos y convenio colectivo
Los inspectores cruzan las horas registradas con los contratos individuales y el convenio de aplicación. Buscan dos señales de alerta:
- Jornadas sistemáticamente "redondas" (entrada a las 9:00 y salida a las 18:00 todos los días sin ninguna variación), que sugieren que el registro es ficticio o se rellena manualmente a posteriori.
- Horas extraordinarias no compensadas ni pagadas. Si el registro muestra de forma recurrente más horas que las pactadas sin evidencia de compensación, es un indicio claro de infracción.
2.4 Integridad e inalterabilidad del sistema
Un sistema de fichaje digital fiable debe garantizar que los registros no se pueden modificar sin dejar traza. Los inspectores preguntan por el sistema de logs de auditoría: ¿queda constancia de quién modificó un registro y cuándo?
Un Excel compartido en el que cualquier empleado puede borrar o cambiar celdas no cumple este requisito, aunque esté en la nube. Los sistemas SaaS especializados registran automáticamente cada modificación con usuario, fecha y motivo.
2.5 Comunicación y acceso del trabajador
La normativa exige que los trabajadores tengan acceso a su propio registro diario. Los inspectores comprueban:
- Que el trabajador puede consultar sus registros (no solo RRHH).
- Que existe algún mecanismo de conformidad o, al menos, de notificación.
La falta total de comunicación y la imposibilidad del trabajador de verificar su registro son elementos que el inspector anota negativamente.
3. Infracciones más habituales y sus sanciones
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave, con multas de entre 750 y 7.500 euros por infracción. El inspector puede considerar una infracción por cada trabajador afectado, lo que eleva notablemente la sanción en empresas con plantilla numerosa.
Las tres situaciones que más frecuentemente derivan en expediente sancionador:
- Ausencia total de registro o no conservación durante los cuatro años preceptivos.
- Registros genéricos o ficticios (entrada/salida siempre a la misma hora sin variación durante meses).
- Horas extra habituales no declaradas ni compensadas, detectadas por el cruce con las nóminas.
4. Cómo preparar la empresa antes de una visita
- Auditoría interna periódica: exporta trimestralmente los registros y verifica que no haya huecos ni patrones anómalos.
- Documentación del procedimiento: ten por escrito cómo funciona el sistema, quién puede modificar un registro y bajo qué circunstancias.
- Formación a mandos intermedios: los responsables deben saber que ajustar manualmente los fichajes sin dejar rastro puede exponer a la empresa a sanciones.
- Integración con nóminas: la concordancia entre horas registradas y horas pagadas es la mejor prueba de que el sistema funciona con integridad.
- Conservación garantizada: asegúrate de que el sistema retiene los datos al menos cuatro años, incluso si cambias de proveedor.
5. El escenario próximo: acceso telemático de la Inspección
El borrador de Real Decreto en tramitación prevé que las empresas por encima de un determinado umbral de plantilla deban conectar su sistema de fichaje a una plataforma del Ministerio de Trabajo, permitiendo a la ITSS consultar los datos en tiempo real o bajo petición, sin visita presencial.
Este cambio convierte la elección del software de registro de jornada en una decisión estratégica: no bastará con almacenar los datos; el sistema deberá ser capaz de exportarlos en el formato estandarizado que exija la normativa.
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