El registro de jornada da un paso más: llega la obligación del fichaje exclusivamente digital

Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena a llevar un registro diario de la jornada laboral. Sin embargo, la ley actual no especifica el formato de ese registro: papel, Excel o sistema digital son opciones teóricamente válidas.

Eso está a punto de cambiar.

El Gobierno español tiene en tramitación un Real Decreto que establecerá la obligación de que el registro de jornada sea exclusivamente digital. Es decir: adiós al papel y a las hojas de cálculo, y bienvenido el fichaje digital con validez legal. Las empresas que hoy todavía mantienen sistemas analógicos tienen una ventana de tiempo limitada para adaptarse.

En este artículo te explicamos qué implica este cambio, qué requisitos deberá cumplir tu sistema de fichaje y cómo preparar tu empresa antes de que la norma entre en vigor.

¿Qué exigirá el nuevo Real Decreto?

Aunque el texto definitivo está aún en tramitación, los borradores conocidos apuntan a los siguientes requisitos clave:

1. Sistema digital, no analógico

El registro tendrá que realizarse y conservarse en formato digital. Esto excluye expresamente el papel firmado a mano y las hojas de Excel que se imprimen y archivan en carpetas.

2. Acceso ágil para la Inspección de Trabajo

Los inspectores podrán solicitar los datos de forma telemática, lo que implica que el sistema debe ser consultable y exportable de manera inmediata.

3. Conservación mínima de cuatro años

Los registros deberán conservarse durante al menos cuatro años, accesibles tanto para la empresa como para los representantes de los trabajadores y la autoridad laboral.

4. Integridad e inalterabilidad de los datos

El sistema deberá garantizar que los registros no puedan modificarse retroactivamente sin dejar rastro auditable.

Por qué muchas empresas siguen sin estar preparadas

A pesar de que el registro de jornada lleva siendo obligatorio desde 2019, la Inspección de Trabajo sigue detectando en sus actuaciones que una parte significativa de las pymes mantiene sistemas de fichaje que no cumplen con los requisitos mínimos:

  • Hojas de Excel modificables sin trazabilidad.
  • Registros en papel que se pierden o deterioran.
  • Sistemas que solo recogen la hora de entrada pero no la de salida.
  • Ausencia total de registro para trabajadores en movilidad.

Con el nuevo Real Decreto, estas prácticas dejarán de ser simplemente insuficientes: serán directamente ilegales.

Qué debe tener tu sistema de fichaje para cumplir la nueva normativa

Si estás evaluando soluciones de fichaje digital de cara a la nueva obligación, estos son los criterios fundamentales que debes comprobar:

  • Registro automático con marca de tiempo inmutable: la entrada y salida deben quedar registradas al momento, sin posibilidad de edición posterior sin trazabilidad.
  • Disponibilidad desde cualquier dispositivo: los trabajadores deben poder fichar desde su móvil, ordenador o lector físico, independientemente de si trabajan en oficina, en teletrabajo o en campo.
  • Informes exportables para Inspección: el sistema debe generar automáticamente los informes en el formato requerido por la autoridad laboral.
  • Conservación segura en la nube: los datos deben estar almacenados en servidores seguros y accesibles durante el período legal de conservación.
  • Gestión de incidencias con trazabilidad: si un trabajador olvida fichar o hay una corrección legítima, debe quedar registrado quién realizó el cambio y cuándo.

Herramientas como ATR Presencia cubren todos estos requisitos: el fichaje puede realizarse desde la app móvil (iOS y Android), desde cualquier navegador web, o mediante lectores RFID en instalaciones físicas. Los registros se almacenan en la nube con integridad garantizada, y el panel de RRHH permite ver todas las funcionalidades de gestión y exportar informes listos para Inspección de Trabajo con un solo clic.

El impacto en asesorías y gestorías

El cambio normativo no solo afecta a las empresas directamente: también supone una oportunidad para las asesorías y gestorías que acompañan a sus clientes pymes.

Muchos empresarios todavía no conocen el alcance de la nueva obligación y recurren a sus asesores para preguntar qué deben hacer. Las gestorías que hoy sean capaces de ofrecer o recomendar una solución de fichaje digital homologada estarán aportando un valor diferencial muy concreto a su cartera de clientes.

ATR Presencia cuenta con un programa de partners para gestorías y asesorías que permite gestionar el fichaje de múltiples clientes desde un mismo panel, con acceso diferenciado y soporte incluido.

Aprovecha el Kit Digital antes de que se agoten los fondos

Si tu empresa tiene entre 3 y 49 empleados, es probable que puedas financiar la implantación del fichaje digital a través del programa Kit Digital del Gobierno. Esta subvención cubre, entre otras categorías, soluciones de gestión de procesos empresariales, y ATR Presencia es una solución subvencionable dentro de este programa.

Los fondos del Kit Digital son limitados y se asignan por orden de solicitud. Si llevas tiempo pensando en modernizar el control de presencia de tu empresa, este es el momento de dar el paso antes de que la nueva norma te obligue a hacerlo con prisa.

No esperes a que sea urgente

La experiencia de 2019 —cuando la obligación de registro de jornada entró en vigor con poco margen de adaptación— demostró que muchas empresas actuaron demasiado tarde y tuvieron que implantar soluciones de forma precipitada. El resultado: costes más altos, implantaciones deficientes y, en algunos casos, sanciones durante el período de transición.

El nuevo Real Decreto sobre fichaje exclusivamente digital sigue el mismo patrón: el plazo de adaptación existirá, pero será corto. Las empresas que empiecen a evaluar y adoptar sistemas digitales ahora tendrán ventaja tanto en coste (podrán aprovechar el Kit Digital) como en tranquilidad operativa.

Empieza hoy, sin permanencia ni compromiso

Si quieres comprobar si ATR Presencia se adapta a las necesidades de tu empresa —y cuánto te costaría cumplir con el nuevo registro de jornada exclusivamente digital—, puedes calcular tu tarifa sin permanencia o ponerte en contacto con nuestro equipo para una demostración sin compromiso.