El dato que muchas empresas desconocen

Llevar el registro de jornada ya es obligatorio. Pero ¿cuánto tiempo hay que conservar esos registros una vez que el mes cierra, el año termina o el trabajador se va? Es una pregunta que pocas empresas se hacen… hasta que un inspector llama a la puerta o un ex empleado presenta una demanda.

Este artículo aborda un ángulo concreto que rara vez aparece en los buscadores: no el qué del registro horario, sino el cuánto tiempo y las consecuencias reales de no respetarlo.

La ley habla claro: 4 años

El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación del registro diario de jornada. Pero para saber cuánto tiempo hay que conservar esos datos, hay que mirar el marco sancionador: las infracciones graves en materia laboral prescriben a los 4 años (art. 4.1 del Real Decreto Legislativo 5/2000, LISOS).

En la práctica, esto significa que la Inspección de Trabajo puede requerir los registros de jornada de los cuatro últimos años en cualquier momento. Y no solo la Inspección:

  • Juzgados de lo Social: en reclamaciones por horas extra impagadas, el juez puede solicitar el historial completo del período en litigio.
  • Representantes de los trabajadores: tienen derecho de acceso a los registros según el art. 34.9 ET y lo que establezca el convenio colectivo.
  • El propio trabajador: puede pedir copia de su registro de jornada en cualquier momento de la relación laboral.

Si la empresa no puede aportar esa documentación, pierde una herramienta de defensa fundamental.

Qué ocurre si borras los registros antes de tiempo

Eliminar los fichajes antes de los 4 años no es simplemente un problema de cumplimiento normativo: es un riesgo jurídico concreto. Estos son los escenarios más frecuentes:

1. Presunción de jornada completa en contratos a tiempo parcial Sin registro de jornada que demuestre lo contrario, los tribunales tienden a presumir que el trabajador a tiempo parcial tenía, en realidad, jornada completa. La consecuencia directa son diferencias salariales que la empresa debe abonar.

2. Condena por horas extra impagadas Si un ex trabajador reclama que realizó horas extra durante los últimos 3 años y la empresa no puede aportar los registros de ese período, el juzgado suele dar crédito a la versión del empleado. Sin datos, no hay defensa.

3. Sanción de Inspección de Trabajo La falta de registro o la imposibilidad de exhibirlo supone una infracción grave con multas de entre 751 € y 7.500 €. Y si hay reincidencia o afecta a un número elevado de trabajadores, las cuantías pueden multiplicarse.

El problema del formato: no todo vale

La ley no exige un formato concreto hoy, pero sí exige que el registro sea fiable, accesible e inalterable. Un Excel compartido que cualquier persona del equipo puede modificar libremente no cumple ese estándar de forma robusta ante un juzgado.

El Real Decreto de registro digital de jornada (en tramitación) va a elevar este requisito: los registros deberán ser exclusivamente digitales, con mecanismos que garanticen su integridad y trazabilidad. Esto deja fuera el papel y las hojas de cálculo sin auditoría.

Un software de fichaje digital almacena cada registro con marca de tiempo, identificación del usuario y datos de auditoría que no pueden modificarse retroactivamente. Eso convierte el historial en una prueba sólida, no en un documento cuestionable. Puedes ver cómo funciona este sistema en ATR Presencia — Funcionalidades.

La trampa del cambio de proveedor

Pocas empresas consideran este escenario: ¿qué pasa con tus registros históricos si cambias de software de fichaje?

Si tienes un contrato de permanencia de 2 años con una plataforma y al terminar no puedes exportar el historial completo, o te cobran por ello, pierdes la capacidad de conservar los datos el tiempo que la ley exige. Quedas expuesto exactamente cuando más necesitas esa información.

Por eso, elegir una solución sin permanencia y con exportación libre de datos no es solo una cuestión de comodidad: es también una decisión de cumplimiento. ATR Presencia no tiene contratos de larga duración; puedes generar y exportar los informes listos para Inspección de Trabajo en cualquier momento, sin barreras ni costes adicionales.

Cómo archivar 4 años de registros sin que sea un caos

Para empresas que llevan el registro en papel o en hojas de cálculo, archivar cuatro años de datos de decenas o cientos de trabajadores es una carga logística real: carpetas que se pierden, archivos sobreescritos, backups inexistentes o sin verificar.

Un sistema digital centralizado resuelve esto automáticamente. El historial de fichajes queda almacenado en la nube, organizado por trabajador, fecha y centro de trabajo. Si mañana llega una inspección o un burofax del juzgado, el informe del período requerido se genera en minutos.

Resumen: lo que toda empresa debe tener claro

  • Plazo mínimo de conservación: 4 años desde la fecha del registro.
  • Quién puede pedirlos: Inspección de Trabajo, juzgados, representantes de trabajadores y el propio empleado.
  • Formato: debe garantizar integridad; papel y Excel sin auditoría son insuficientes en el nuevo marco legal.
  • Riesgo de no tenerlos: presunción de incumplimiento, condenas por horas extra y sanciones.
  • Riesgo de cambio de proveedor: verifica que puedas exportar el histórico completo antes de contratar cualquier software.

¿Tu sistema actual puede aguantar una inspección de cuatro años atrás?

Si la respuesta no es un sí claro e inmediato, merece la pena revisarlo. ATR Presencia mantiene el historial completo de jornadas de todos tus empleados, exportable en cualquier momento con todos los campos que Inspección de Trabajo requiere.

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